회의는 회사의 거울이다. 회의의 수준과 스타일을 보면 그 회사의 경영 수준을 짐작할 수 있다. 회의의 목적·스타일·방법에 따라 회의가 기업 쇠퇴의 길로 접어들기도 하고 발전 무대가 되기 때문이다.  
 
삼류 최고경영자(CEO)가 운영하는 매장 견학을 마친 일류 CEO는 “회사의 회의 문화는 어떤가요?”라고 물었다. 하지만 삼류 CEO는 제대로 답변하지 못했다. 그러자 일류 CEO는 한 도식(그림1)을 보여주며 “몇 번째에 해당하냐?”고 다시 물었다.
 

[그림1]과 같이 모이지도 않고, 모이되, 의논도 없고, 의논하되, 결정도 없고, 결정 하되, 실행도 없고, 실행 하되, 지속성 없는 회의를, 지속적 실행을 위한 회의로 바꾸고 회사를 혁신시키고 지속적으로 성장시키고 싶은 생각이라면 구글에서 제공하는 그룹웨어를 사용해볼 수 있다. 언제 어디서나 본사 대표와 각 부서 직원을 비롯해 지방지사·해외지사·가맹점·거래처 등과 업무 공유와 협업을 할 수 있는 노하우를 터득할 수 있다.  
 

[그림3]에서 ①을 보면 회의 순서와 코칭 시트가 있으며 옆으로 프랜차이즈 조직도 개설사업부 내 1홍보팀 2영업팀 3점포개발팀과 총괄관리부내 4디자인및인테리어팀 5교육및오픈팀 6물류및회계팀 7관리팀 순으로 각 시트방이 분류돼 온라인 상에서 자신 업무일정과 관리가 체계화 돼있으며 모든 부서와 실시간으로 협업·공유된다.
 

예를 들어 4디자인팀에 업무요청을 할 때 ②와 같이 날짜·매뉴얼·질문자·답변자·내용·발주일·납기일 양식에 맞춰 기재하면 된다. 발주일과 납기일을 명시함으로써 계획성 증대와 업무 실행 여부와 지속성을 유지하게 되며 모든 부서 직원과 공유돼 업무처리에 대한 정신적 보상도 커진다. 중요 내용과 지속적 실행을 요하는 사항들은 ‘매뉴얼’로 분류 되고 이는 각 관련 카테고리로 분류돼 하나의 시스템으로 공유된다.  
 
회의에 참석하지 못한 직원 또는 관련가맹점주 및 거래처에게 ③과같이 사용자 초대·공유를 하면서 액세스 권한을 본사에서 부여해 정보를 보호할 수도 공유 할 수도 있다.  
 
핵심가치·전략전술 함께 논의·공유하는 문화
회의에서 결정된 사항을 보낼 때, 바탕화면에 다운받아 일일이 개인 이메일에 첨부해서 보내는 것이 아니라 ④와 같이 즉시 각 개인들 이메일로 바로 보낼 수 있으며, ⑤와 같이 웹페이지와 스마트폰에 알림 규칙을 설정 할 수도 있다.  
 
①에서 회의코칭 시트에서는 회의 전 미리 안건에 대해 그림처럼 10가지 질의응답 양식으로 관련 직원들에게 공유 되어 문제점·원인·해결책·실행자·납기일·보상·경질 기준을 미리 찾는 방법으로 회의를 진행한다.
 

예를 들어 개설사업부 내 홍보팀·영업팀·점포개발팀원들에게 [그림4]와 같이 가맹점모집전략회의 질의응답 양식 내용(▶가맹점 모집시 문제점 ▶문제점 일어나는 원인 ▶원인 해결방안 ▶해결방안들 우선적 진행순서 ▶각 항목별 프로젝트 실행할 사람 ▶프로젝트 책임자 ▶중장기 목표 ▶실행계획일정 ▶상호 책임 시스템 ▶보상기준)을 회의 전 미리 보내어 회의 안건을 알 수 있도록 하고, 여기에 기재 하도록 하면, 자동 공유되며 시간과 비용을 절감한 지속적 실행 가능한 회의 문화가 정착 된다.

 
회의에 앞서 프랜차이즈 본사의 비전인 핵심가치·믿음·목적·사명이 명확하고 통일되어야 한다. 가령, 우리 기업의 핵심가치와 믿음이 고객 매우 만족! 우리들로 하여금 가맹점의 성공을 돕는것! 가맹점이 살아야 본사가 산다! 등 다양 할 수 있다.  
 
비전이 있으면 좋은 점은 좀처럼 볼 수 없었던 노력을 기울이고, 전략과 전술적 결정을 내릴 수 있는 상황을 스스로 만들어 가고, 비전을 공유하면 직원들이 서로 단결하고 팀워크를 이루며 한 가족처럼 지내며, 소수의 핵심 인물에만 의존 했던 기업을 많은 사람이 참여 할 수 있는 즉 가맹점이라는 작은 배에 나뉘어 타고 같은 방향으로 노를 젓게 되는 것이다.  
 
영원히 지속될 만한 비전을 세우는 것은 힘든 일이다. 그러나 비전은 위대한 기업으로 나아가는데 없어서는 안 될 중요한 요소다. 이에 회의는 비전을 추구하기 위해 헌신적으로 노력하도록 이끄는 것이다.  
 
프랜차이즈 회사를 컨설팅하다 보면, 그 기업 회의에 참석해 보곤 한다. 관료적 기업 풍토를 가진 기업의 회의는 귄위와 권력이 분위기를 압도하고, 그와 달리 창조적 기업 풍토를 가진 기업의 회의는 대등하고 솔직하며 아이디어를 존중하고 있다는 느낌을 받는다.
 
※ 필자는 23년 경력의 프랜차이즈 전문가다. 중앙대·연세대·평택대와 매일경제 등 학계와 언론계에서 CEO에게 프랜차이즈 창업·경영을 강의해 왔다. 현재 프랜차이즈ERP연구소와 프랜차이즈M&A거래소를 운영하면서 가맹 본사를 대상으로 ERP 구축, M&A 자문, 경영 컨설팅 등 프랜차이즈 사업 전반에 대한 맞춤형 해법을 제시하고 있다.
 

이창용 프랜차이즈ERP연구소 소장

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