- 현장 출석부터 성원 집계·투표용지 배부까지 실시간 관리
- 압구정3구역 등 대규모 정비사업 총회 적용…시공사 선정총회 운영 효율성 높여

정비사업 총회의 디지털 전환이 확산되는 가운데, 대규모 조합원 총회에서 현장 출석을 전산으로 관리하는 '전자출석' 시스템이 주목받고 있다. 특히 조합원 수가 많은 재건축·재개발 사업장과 직접 출석 정족수 요건이 높은 시공사 선정총회에서 운영 효율성을 높일 수 있는 방안으로 관심을 받고 있다.

전자출석은 총회 현장에서 디지털 기기와 서명패드를 활용해 조합원의 본인 확인과 출석 여부를 실시간으로 관리하는 시스템이다. 기존 종이 명부와 수기 서명 방식 대신 출석 정보를 즉시 전산화해 성원 집계와 투표용지 배부까지 하나의 체계로 운영할 수 있도록 지원한다.

시공사 선정총회는 정비사업 계약업무 처리기준에 따라 조합원 과반수가 직접 출석해야 의결이 가능한 만큼 출석 관리의 정확성이 무엇보다 중요하다. 특히 서면결의서를 제출한 조합원이 총회 당일 직접 참석할 경우 서면결의 철회와 직접 출석 전환, 투표용지 재배부, 중복 투표 방지 등을 동시에 처리해야 해 현장 운영의 난도가 높은 것으로 알려져 있다.

전자출석 시스템은 이러한 절차를 전산으로 연계해 직접 출석 인원을 실시간으로 집계하고 정족수 충족 여부를 즉시 확인할 수 있도록 지원한다. 서면결의 제출자의 현장 참석 시에도 철회 처리와 직접 출석 전환, 투표용지 배부를 연동해 중복 투표 가능성을 줄이는 방식이다.

이 같은 시스템은 최근 대규모 정비사업 총회에도 적용되고 있다. 지난 5월 열린 압구정3구역 재건축 시공사 선정총회에서는 총 2,621명이 참석한 가운데 현대건설 시공자 선정 안건이 의결됐으며, 현장 출석 관리와 성원 확인, 투표용지 배부 과정에 전자출석 시스템이 활용됐다.

전자출석 서비스를 제공하는 정비사업 전자행정 플랫폼 '우리가' 운영사 이제이엠컴퍼니는 출석 확인부터 성원 집계, 투표용지 배부, 개표까지 하나의 시스템으로 연결해 운영하는 것이 특징이라고 설명했다. 단계별로 별도 시스템을 사용하는 방식보다 데이터 이관 과정에서 발생할 수 있는 오류를 줄일 수 있다는 것이다.

회사 측에 따르면 현장 접수는 단독 조합원의 경우 1인당 약 17초, 위임장 확인이 필요한 대리인도 30초 이내 접수가 가능하도록 설계됐으며, 대규모 인원이 동시에 입장하는 상황에서도 대기 시간을 줄일 수 있도록 운영하고 있다.

보안 관리 체계도 강화했다. 24시간 모니터링과 개표 단계 2단계 인증, 전자명부 다운로드 알림 등 내부 통제 시스템을 적용해 개인정보와 투표 결과 보호 체계를 구축하고 있으며, 전자동의와 전자투표, 온라인총회 기능까지 하나의 플랫폼에서 제공하고 있다.

이제이엠컴퍼니 관계자는 "조합원 수가 많은 정비사업일수록 출석 관리와 성원 확인의 정확성이 총회 운영의 핵심 요소"라며 "전자출석을 비롯한 디지털 기반 총회 운영 시스템을 통해 정비사업 의사결정 과정의 효율성과 신뢰성을 높여 나가겠다"고 말했다.

정비업계 관계자는 "시공사 선정총회처럼 직접 출석 정족수 기준이 높은 총회에서는 출석 관리의 정확성이 매우 중요하다"며 "대규모 사업장을 중심으로 총회 운영 전반을 디지털화하려는 움직임이 점차 확대되는 추세"라고 말했다.

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